Cos’è la Social Media Policy?

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E’ il codice di condotta che regola la relazione, su internet e sui social media, tra l’azienda e i suoi dipendenti (social media policy interna) e tra l’azienda e i suoi clienti (social media policy esterna). 

Ci soffermeremo ora sulla Social Media Policy Interna (SMP interna) e più in particolare, sui limiti che i dipendenti devono rispettare anche quando pubblicano sui profili social personali.

La SMP interna si rivolge a due target aziendali distinti, rispettivamente quello dei dipendenti che utilizzano e amministrano gli account aziendali e quello dei dipendenti che utilizzano i propri account privati.

La SMP interna fornisce le principali norme e direttive di comportamento che tutto il personale dell’azienda, inclusi professionisti esterni incaricati, sono tenuti ad osservare quando utilizzano i social media e pubblicano contenuti e commenti. Ciò vale sia quando l’utilizzo dei social faccia parte del lavoro del collaboratore che utilizza un account aziendale, sia quando attraverso un account personale si parli direttamente o indirettamente dell’attività dell’azienda o del ruolo svolto all’interno della medesima.

La SMP interna altro non è che uno strumento attraverso il quale l’azienda rende i propri dipendenti edotti su come approcciare correttamente i canali social nel momento in cui associano il loro nome e la loro opinione al brand dell’azienda. Tale policy viene, altresì, utilizzata dalle aziende per informare i lavoratori delle conseguenze disciplinari di comportamenti volti a danneggiare l’azienda, a diffondere informazioni riservate o più in generale a ledere il vincolo fiduciario insito nel rapporto di lavoro.

Sembrano non esserci dubbi sul fatto che un dipendente, chiamato a gestire il sito internet o i profili social dell’azienda, debba prestare attenzione affinché i contenuti che pubblica siano in linea con le esigenze, i valori e gli interessi del proprio datore di lavoro, nel rispetto delle direttive aziendali relative alle modalità di svolgimento della propria prestazione lavorativa.

Non risulta altrettanto scontato che lo stesso atteggiamento debba tenersi anche quando il dipendente pubblica su profili social personali. E proprio in tal caso risulta fondamentale per il datore di lavoro dotarsi di una policy volta a chiarire ai lavoratori che non smettono di essere dipendenti della propria azienda quando escono dall’ufficio e che conseguentemente essi non possono pubblicare qualsiasi cosa senza alcuna conseguenza.

La SMP interna serve a definire il perimetro dei profili personali dei dipendenti al fine di evitare un uso improprio degli stessi con pregiudizio all’azienda. 

Ne deriva che la policy può contenere per esempio l’invito rivolto ai dipendenti a fare in modo che qualsiasi commento o post riguardante l’ambito lavorativo sia fatto con senso di responsabilità e rispetto nei confronti dell’azienda, dei colleghi e dei clienti.

E’ possibile anche specificare se e in quali casi il dipendente possa pubblicare foto sul luogo di lavoro, dove si intravedono uffici o macchinari, dal momento che una foto scattata all’interno dell’azienda e poi pubblicata sui social personali, potrebbe divulgare informazioni confidenziali.

La SMP interna può contenere anche il divieto di divulgare su canali social personali informazioni su determinate attività, progetti e/o documenti. 

E’ importante comprendere che un uso improprio dei canali social idoneo a ledere la reputazione, l’immagine e la fiducia dell’azienda nei propri dipendenti, costituisce causa di licenziamento disciplinare.

Il diritto di critica e la libertà di manifestazione del proprio pensiero, quali diritti fondamentali costituzionalmente garantiti, incontrano, difatti, il limite della tutela dell’onore e della reputazione aziendale che vengono pregiudicati dal dipendente che manifesti il proprio pensiero su un canale ad ampia diffusione con un linguaggio e un atteggiamento volgare e offensivo.

La social media policy si rivela, dunque, un modo efficace per rendere chiaro a tutti i collaboratori che anche fuori dai locali aziendali permane lo status di dipendenti dell’azienda e che non si possono pubblicare sui canali social, durante o fuori dall’orario di lavoro, contenuti per la stessa lesivi.